Descrizione Modulo

Questo modulo ha come scopo quello di estendere il modulo standard di gestione dei progetti di Business Central, fornendo degli elementi ulteriori e accessori per il monitoraggio di costi e ricavi di commessa, quali la CBS (Cost Breakdown Structure) e il piano di fatturazione.

L’app PBC Advanced ha delle dipendenze dalle app di Origins in quanto gestisce anche RDA da commessa e modelli documento per la creazione degli ordini di vendita da progetto.

Setup

Il modulo prevede la compilazione del “Setup modulo progetti avanzato”:

• Nr. piano fatt. progetto: identifica il numeratore per i piani di fatturazione.
• Nr. template piano fatt. progetto: nel caso in cui venissero impiegati i modelli per la selezione e compilazione del piano di fatturazione dovrà essere compilato anche questo numeratore.
• Cat. reg. articolo/servizio default: utile per avere una proposta di compilazione della categoria articolo/servizio sul piano di fatturazione.
• Nome Def. Registrazione Progetti (Ricavi): giornale necessario per la registrazione in commessa dei ricavi contestualmente alla fatturazione di una spedizione relativa a merce consegnata per il progetto.
• Nome Batch Registrazione Progetti (Ricavi): batch necessario per la registrazione in commessa dei ricavi legati alla fatturazione di una spedizione.
• Dimensione progetto: specificare qual è la dimensione commessa/progetto. Come si vedrà di seguito questa dimensione è utile per raccogliere i costi di commessa tramite l’impiego di una dimensione.
• Per il corretto funzionamento dell’app e della consultazione dei costi di commessa, questa dimensione dovrà essere definita come globale nel setup contabilità generale.
• Data inizio periodo contabile CBS: utile per analizzare i costi e ricavi di commessa su più esercizi fiscali, in questo campo dovrà essere impostata la data a partire dalla quale si vogliono analizzare i dati (specialmente per le commesse pluriennali) nel caso in cui la CBS venga analizzata per “Periodo contabile”.
• Cod. modello documento ODV default: tramite l’app PBC è possibile generare ordini di vendita dalle righe di pianificazione del progetto: la compilazione di questo campo permette di stabilire a priori se usare uno specifico modello documento per questi ordini.
• Cod. categoria default RDA: se compilato permette di stabilire quale categoria di default associare alle richieste d’acquisto generate da commessa.

Funzionalità

Sugli ordini di vendita è stata aggiunta una funzione per la creazione del progetto direttamente da questa pagina, così da creare un collegamento tra richiesta cliente e relativa commessa in Business Central.

Questo permette di mantenere un legame tra l’ordine (che riporta articolo finito e relativo prezzo di vendita) e commessa per la realizzazione del suddetto progetto.

A livello di attività (task) di progetto, rispetto allo standard sono presenti i seguenti campi aggiuntivi:

• Task fatturazione vendite: identifica il task a cui vengono legate le righe di pianificazione progetto generate al rilascio del piano di fatturazione (N.B. Solo un task per progetto può avere questo flag).
• Budget costi iniziale VS Budget costi revisionato: sono stati gestiti due campi che indicano l’importo di budget, che differiscono per la presenza di un flag “Riga revisione budget” presente sulle righe di pianificazione progetto. Questo permette al project manager di distinguere tra budget previsionale da preventivo ed eventuali revisioni successive.

Sulla scheda del progetto sono presenti queste funzionalità:

Piano fatturazione progetto

Consente di gestire e monitorare le fatture da emettere o emesse nei confronti del committente.

Sulla testata del piano è possibile definire il cliente di fatturazione, che se non viene modificato (tramite apposita funzione) viene riportato dall’anagrafica del progetto:

Come accennato nel paragrafo dedicato al setup è possibile associare al piano uno dei modelli previsti, questo fornisce una proposta nelle righe del piano, in alternativa è possibile procedere manualmente.

Nel campo “Nr. risorsa ricavo” è necessario specificare una risorsa “fittizia” su cui verranno generate le righe fatturabili per fatturare i ricavi di commessa.

Nel tab “Registrazione” vengono ereditati dalla commessa una serie di altri campi, quali le dimensioni, o dal setup, come le categorie di registrazione.

È inoltre possibile dettagliare i conti di registrazione delle fatture di anticipo o di ritenute a garanzia:

Infine, sulle righe del piano verranno inserite le milestone di fatturazione previste contrattualmente con il cliente:

Le tranche di fatturazione potranno essere modificate fino a quando la riga non è stata fatturata al cliente.

Di seguito la spiegazione dei campi principali delle righe:

• Data fatt. pianificata: indica la data di fatturazione prevista per l’anticipo o la milestone del piano.
• Tipo fattura: specifica la tipologia di fattura da emettere, a seconda dell’opzione scelta possono essere movimentati conti di Conto Economico o Stato Patrimoniale (segue tabella esplicativa).
• Importo spedito calcolato: qualora si stesse evadendo una riga di ordine precedentemente spedita è possibile richiamarla tramite questa funzione per collegarla alla riga del piano da evadere:
• 
• Importo (VL): indica l’importo della fattura in valuta locale.
• Importo: indica l’importo della fattura in valuta estera, specificata nel campo “cod. valuta” della testata del piano.
• Descrizione: viene riportata sulla riga della fattura emessa dal piano.
• Esegui fatturazione: devono essere flaggate la riga o le righe da trasferire in una nuova fattura. Per farlo è necessario – dopo aver rilasciato il piano tramite apposita funzione – cliccare su “Crea fattura di vendita”, che genera una provvisoria nella pagina standard delle fatture di vendita.
• Sulla riga del piano viene riportato il riferimento al documento provvisorio e, una volta contabilizzato, a quello registrato con contestuale aggiornamento dei campi.
• % anticipo da stornare: questa percentuale può essere indicata sulle righe a milestone con storni e serve a specificare l’importo che si vuole stornare dell’anticipo precedentemente emesso.
• Affinché l’importo sia correttamente calcolato è necessario che le fatture di anticipo siano già state contabilizzate.
• Per le fatture “finali” questa percentuale non deve essere specificata ma viene calcolata automaticamente sull’importo residuo nel momento della creazione della fattura di vendita provvisoria.
• Come alternativa alla percentuale è possibile specificare un importo nel campo dedicato.
• % ritenuta garanzia da stornare: questa percentuale può essere indicata sulle righe a milestone con storni e serve a specificare l’importo che si vuole stornare delle trattenute che verranno fatturate successivamente.Come alternativa alla percentuale è possibile specificare un importo nel campo dedicato.

Sia in testata che sulle righe del piano sono presenti una serie di importi calcolati che danno evidenza dello stato di avanzamento della commessa in termini di fatturazione verso il cliente.

Di seguito una spiegazione delle tipologie di fattura che si possono emettere dal PdF:

È presente un’azione sul piano per rilasciarlo o riaprirlo, le modifiche possono essere effettuate soltanto quando il piano non è rilasciato:

L’azione per generare le fatture dal piano una volta che questo è rilasciato è questa:

La funzione di “Calcola spedito” è utile per collegare al piano di fatturazione la consegna della merce al cliente e quindi l’ordine di vendita con cui è avvenuta l’evasione.

Tramite questa azione di riga è possibile selezionare le righe dei DDT collegati alla commessa precedentemente spedite.

Per poter generare degli ordini di vendita direttamente da commessa è disponibile un’azione sulle righe di pianificazione per trasferire le righe degli articoli da spedire direttamente da commessa a ordine:

Come descritto nella parte di setup, è possibile stabilire a priori quale debba essere il modello documento di default attribuito agli ordini di vendita quando vengono creati da commessa.

Cost Breakdown Structure

Questa pagina consente di costruire delle analisi di commessa per avere evidenza dello scostamento tra budget e consuntivo e dello stato di avanzamento del progetto.

In maniera simile al modulo standard dei report finanziari, con questo strumento è possibile aggiungere e gestire delle analisi di commessa: possono essere impostati sia layout di riga che layout di colonna.

Aprendo la Cost Breakdown Structure è infatti possibile scegliere quale scenario di riga e di colonna visualizzare, oltre al periodo temporale di riferimento:

LAYOUT di RIGA

Negli scenari che si possono predisporre in BC, a livello di riga può essere analizzata la commessa nella sua totalità oppure applicati una serie di filtri per dimensione contabile in modo da filtrare i valori (es. per centro di costo, linea prodotto, business unit etc.):

LAYOUT di COLONNA

Le colonne che si possono impostare all’interno della CBS possono essere scelte all’interno di un elenco, di seguito si riportano alcuni valori.

Sull’anagrafica dell’articolo è stato aggiunto un nuovo campo “Tipo articolo”:

L’impostazione degli articoli come “Per progetto” permette di gestire in maniera differente il collegamento dei movimenti contabili articolo, aggiungendo – rispetto al comportamento standard – una logica anche per dimensione commessa (definita precedentemente a setup come globale) sulle item application entry.

Questo tipo di comportamento permette, ad esempio, un’analisi corretta dalla CBS per quanto riguarda i movimenti legati ad ordini di produzione e assemblaggio (si veda il paragrafo dedicato alla Cost Breakdown Structure).

Sulla scheda commessa è disponibile anche un’azione di aggiornamento dei movimenti di valorizzazione:

 Nel momento in cui si volesse trasferire in commessa – come movimento contabile di utilizzo – il costo dell’articolo prodotto, potrà essere fatta una registrazione manuale da un batch di registrazione commessa.

Allo stesso tempo questo report permette di processare e contrassegnare i relativi movimenti di consumo/output come “utilizzati in progetto” in maniera che non risultino più visibili dalla CBS.

Gestione richieste di acquisto

Dalle righe di pianificazione della commessa è possibile creare direttamente delle RDA grazie a questa funzionalità:

Possono essere trasferite in una richiesta d’acquisto le righe di pianificazione selezionate, purché siano di tipo “Articolo”.