Tieni sotto controllo costi, scadenze e contatti, con notifiche automatiche e report PDF inviati via email.
Sempre aggiornato, senza rischiare dimenticanze.

Descrizione Modulo

Il modulo Gestione assets aziendali consente di gestire in modo centralizzato beni e risorse aggiuntive collegati ad articoli, cespiti, risorse e centri di lavoro di Business Central.

Gli utenti possono registrare informazioni dettagliate come categoria, descrizione, costi, contatti e periodo di validità, con la possibilità di allegare documenti e commenti.

Un sistema di notifiche automatiche avvisa i responsabili in caso di scadenza degli assets, generando e inviando report riepilogativi in PDF via email.
In questo modo l’azienda ha sempre sotto controllo lo stato e le scadenze dei propri assets, riducendo il rischio di dimenticanze e semplificando la pianificazione.

Setup

Categorie Assets

All'interno di questa tabella è possibile codificare le varie categorie di assets che si vogliono gestire:

Funzionalità

Associazione Asset e anagrafica

Tramite una tabella dedicata è possibile associare un asset ad una anagrafica. 
Le anagrafiche supportate sono:

• Articoli
• Cespiti
• Risorse
• Centri di lavoro
• Aree di produzione

Su ognuna di queste anagrafiche è presente la funzione Assets aggiuntivi. 

La pagina che si apre consente l'inserimento dei seguenti dati:

• Categoria asset: indica la tipologia di asset da assegnare. Automaticamente verrà popolata la Descrizione categoria asset. Collegate ad una anagrafica è possibile inserire anche più assets della stessa categoria. 
• Descrizione: descrizione della tipologia di asset assegnata
• Data inizio validità
• Data fine validità
• Nota: può essere utilizzato per gestire delle note aggiuntive 
• Stato: Nuovo, Attivo, Chiuso, In aggiornamento. Può essere gestito manualmente dall'utente per indicare lo stato dell'asset e pilotare l'invio delle notifiche.
• ID Utente assegnato: è possibile associare un utente censito in BC tramite setup utente
• Frequenza rinnovo: indicare la frequenza con cui deve essere effettuato il rinnovo dell'asset
• Costo: è possibile indicare il costo dell'asset assegnato
• Nr. seriale: indicare il numero di serie per l'asset. Questo può essere utilizzato per il Nr. targa sulle auto aziendali o per il seriale delle macchine
• Nr. contatto: è possibile scegliere dalla lista dei contatti l'anagrafica da collegare all'asset per l'invio delle notifiche. Selezionando un'anagrafica verrà riportato il Nome, Nr. di telefono e E-mail.
• Nome contatto: nel caso in cui non venga selezionata un'anagrafica codificata è possibile compilare il campo manualmente con il nome del contatto di riferimento
• Nr. di telefono contatto: nel caso in cui non venga selezionata un'anagrafica codificata è possibile compilare il campo manualmente con il Nr. di telefono del contatto di riferimento
• E-mail contatto: nel caso in cui non venga selezionata un'anagrafica codificata è possibile compilare il campo manualmente con la mail del contatto di riferimento
• Manda notifica: attivazione di un sistema di notifiche via mail al E-mail contatto in caso di scadenza.
• Periodo di preavviso scadenza: è possibile indicare un periodo antecedente alla data scadenza per l'invio della notifica. Se questo non è popolato allora il record verrà inviato solo nel caso in cui la data fine validità sia > della data di invio notifiche. In questo campo è possibile inserire un periodo negativo o positivo, in base al segno il valore verrà detratto o aggiunto alla workdate.
• Testo notifica: Impostare un testo standard che verrà utilizzato come corpo della mail
• Manda allegati: è possibile inviare all'interno della mail di notifica anche tutti gli allegati collegati alla riga di assets.
• Commenti esistenti: mostra eventuali commenti inseriti sull'anagrafica di partenza

Mail scadenze

All'interno dei movimenti coda processi è possibile inserire una procedura che schedulata al bisogno invia una mail agli utenti inseriti all'interno del campo “E-mail contatto” degli assets inseriti. 

La mail inviata sarà sempre riepilogativa per E-mail contatto di destinazione.

Quindi se il contatto inserito come destinatario ha più assets “a lui assegnati” in scadenza o scaduti riceverà una sola mail con in allegato un file .pdf riepilogativo: