Aumenta l'autonomia dei fornitori nella conferma delle date di carico e nella consultazione dei documenti                                                                                                     

Descrizione Modulo

Il portale fornitori è un portale web che può essere reso disponibile all’esterno dell’azienda e consente a fornitori selezionati la consultazione dei documenti, l'inserimento e la conferma delle date di consegna. 

Tutte le visualizzazioni sono filtrate solo per i documenti intestati al fornitore che ha effettuato la login. 

Setup

Portale fornitori - Setup

I campi principali di gestione del portale si trovano nella pagina B2B Setup ricercabile a menu. Qui sono presenti anche i campi necessari alle connessioni BC à Portale

• Tab Generale
  • Vita password: indica la durata delle password degli utenti che hanno accesso al portale. Superata la scadenza il portale chiederà di inserirne una nuova.
  • Portale fornitori - URL pubblico: necessario per il collegamento tra BC e il portale WEB.
  • Lingua di default: inserire la lingua di default del portale. 
  • Invia mail per date conferma: Attiva la funzionalità che invia una mail per ogni riga di ordine con data di consegna confermata da portale all'addetto acquisti impostato sull'ordine stesso.
  • Add. Acquisto di backup per date confermate: inserire qui l'addetto acquisti a cui verrà inviata la mail per le date confermate nel caso in cui non sia presente un addetto acquisti impostato sulla testata dell'ordine di acquisto.
  • Mostra costi: attivando questo flag è possibile esporre all'interno delle pagine del portale i campi di costo unitario e % sconto riga. 
• Tab Home
  • Nascondi Dashboard: serve per nascondere la dashboard di demo inserita come immagine nella pagina iniziale
  • Nascondi ordini in scadenza: consente di eliminare dalla home page la visualizzazione degli ordini in scadenza.

Barra di navigazione

Nella barra delle azioni del Portale fornitori - Setup è possibile aprire il setup di configurazione della barra di navigazione del portale. 

Al percorso Azioni - Barra di navigazione - Vai a setup è possibile visualizzare tutte le viste presenti:

Ogni riga corrisponde ad una lista visualizzata nel portale. 

Le liste di documenti sono raggruppate in sottocartelle identificate dal campo “Gruppo”. All'interno di tali gruppi, le liste vengono mostrate nella sequenza impostata nel campo “Ordinamento nel gruppo”.

Nel caso in cui non si voglia mostrare all'interno del portale una vista è necessario disabilitare il flag “Abilitato”.

Utilizzando la funzione Filtri è invece possibile impostare per ogni lista dei filtri personalizzati:

Portale fornitori - Traduzioni etichette

In questo setup è necessario indicare, se necessario, le traduzioni di tutte le etichette visualizzate all’interno del portale, per ogni lingua utilizzata.

La visualizzazione utilizzerà la lingua indicata sull’anagrafica fornitore loggato.

Notifiche

Portale fornitori - Notifiche standard

All'interno della pagina Portale fornitori - Notifiche standard si possono inserire delle notifiche standard che poi sono copiabili sui fornitori autorizzati all'accesso al portale. La funzione di copia si trova sulla singola notifica:

Cliccandola il sistema mostrerà l'elenco degli utenti del portale fornitori, qui è possibile selezionare anche più di un utente alla volta. 

La notifica verrà copiata su tutti i fornitori selezionati:

Le notifiche standard finchè non vengono legate agli utenti non saranno visibili dal portale. 

Le notifiche possono essere inserite manualmente direttamente sugli Portale fornitore - Utenti.

Banner

Importando dei banner è possibile mostrare dei brevi messaggi all'interno della pagina iniziale del portale fornitori.

Nel caso in cui ci siano inseriti più di un banner, attivo in quel periodo, questi scorreranno nella pagina iniziale come un carosello:

Notifica

A differenza del banner, la tipologia Notifica è una vera e propria mail. 

in questo caso verrà mostrata all'interno del portale nella sezione dedicata che si apre dalla busta presente in alto a destra:

L'icona avrà un numero rosso nel momento in cui ci sono delle notifiche non ancora lette dal fornitore. Quando la notifica viene aperta questo scompare ma la notifica resterà disponibile nella lista. 

Utenti

Per poter dare accesso ai fornitori al portale web è possibile è necessario abilitarli nell'apposita pagina ricercabile da menu “Portale fornitori - Utenti”.

Per inserire un nuovo utente è necessario compilare i seguenti campi:

• Nr. fornitore: è possibile selezionare il fornitore direttamente dalla lista dei fornitori inseriti in Business Central
• Nome fornitore: viene compilato automaticamente in base al Nr. fornitore scelto nel campo precedente
• Username: inserire uno username che il fornitore utilizzerà per l'autenticazione 
• E-Mail: inserire la mail a cui verrà inviata la comunicazione di accesso al portale con le credenziali
• Mostra costi: attivando questo flag è possibile mostrare i campi di costo unitario e % sconto riga nelle liste di documenti nel portale. Questo flag prevale sullo stesso presente sul Portale fornitori - Setup.

Dopo l'inserimento degli utenti questi vanno attivati tramite la funzione Abilita accesso al portale fornitori.

Questa funzione genererà automaticamente una password e invierà una mail di benvenuto alla mail indicata nell'apposito campo. Nella mail ci sarà anche il link al portale.

Utilizzando invece la funzione Disabilita accesso al portale fornitori è possibile disabilitare l'utente. Il campo Stato mostra se l'utente è attivo o meno in modo chiaro dalla lista.

Sempre dalla pagina degli utenti, è possibile:

• Avvia procedura di recupero password: resetterà la password dell'utente. Al primo accesso verrà richiesto all'utente l'inserimento di una nuova password.
• Invia e-mail di benvenuto: consente un nuovo invio della mail iniziale in cui viene inviato il link del portale, l'utente e la password.
• Reset termini e condizioni: consente di resettare la lettura dei termini e le condizioni che l'utente accetta al primo accesso.

Inoltre, è possibile personalizzare la barra di navigazione per il singolo fornitore. Utilizzando la funzione Reimposta setup è possibile riprendere il setup impostato sul Portale fornitore - Setup che poi potrà essere personalizzato tramite funzione Apri Setup:

Utilizzando invece le azioni Banner & Notifiche è possibile personalizzare le notifiche da inviare al portale. Come mostrato nell'apposita sezione di questo documento, è possibile copiare le notifiche e/o i banner standard sugli utenti attivi e utilizzando l'azione Banner & Notifiche - Apri:

Qui si potranno modificare le notifiche copiate o aggiungerne di nuove dedicate al singolo utente:

Per creare una nuova notifica o banner inserire i seguenti campi:

• Nr.: indicare un numero di identificazione
• Cod. lingua: inserire la lingua del fornitore
• Nr. fornitore: inserire il fornitore di riferimento
• Nome fornitore: verrà compilato automaticamente in base al Nr. fornitore inserito nel campo precedente
• Descrizione: inserire una descrizione parlante. Per le Notifiche questa descrizione sarà visibile come anteprima del messaggio
• Data inizio e Data fine: inserire delle date di validità necessarie per mostrare i banner nella pagina iniziale. Per le notifiche non è necessario inserire questi dati.
• Letto: Il flag viene impostato automaticamente quando la notifica viene letta dall'utente del portale.
• Collegato a Nr. Testo: compilato con il Nr. del testo standard da cui è stato copiato
• Tipo messaggio: Banner o Notifica. Verranno mostrati in modo differente sul portale, il primo è un messaggio breve che verrà mostrato nella pagina iniziale, il secondo invece è una vera e propria mail.
• Messaggio: in questa sezione è possibile inserire il messaggio vero e proprio. Per le Notifiche è possibile inserire anche delle immagini. 

Funzionalità

Login

Nella pagina di login iniziale inserire Username e Password.

Se fosse necessario nella pagina di login è anche possibile iniziare la procedura di recupero della password.

Al primo accesso verrà mostrata all'utente una schermata dedicata che consente di modificare la password inviata automaticamente dal sistema. La stessa videata viene presentata nel caso in cui la password non venga modificata da più tempo rispetto al tempo inserito in “Vita password” del Portale fornitori - Setup:

Al primo accesso inoltre verrà richiesto all'utente di accettare le condizioni di utilizzo. La data e l'ora di accettazione verrà storicizzata sull'utente.

Home Page

Nella home page del portale gli utente visualizzeranno:

• In alto a sinistra è visibile il logo della società
• In alto a destra invece è presente il nome dell'utente
• In alto a sinistra vicino al nome è presente la busta da cui si può aprire la lista delle notifiche

Nella Nav bar in alto è possibile visualizzare una serie di liste e documenti la cui visibilità è settabile per utente, come indicato sopra nella sezione dedicata. 

Nella pagina iniziale è visibile un sample di grafico che può essere realizzato; è possibile nasconderlo utilizzando il flag “Nascondi dashboard”.

Nella sezione in basso invece sono visibili i 5 ordini in scadenza. 

Profilo

Nel profilo sono presenti le seguenti sezioni:

• Dettaglio: in cui è visibile l'anagrafica fornitore

• Cambio lingua: nel caso in cui sia necessario è possibile modificare la lingua del portale

• Cambio password: consente di attivare la procedura di recupero / cambio password

• Logout: effettua il logout dal portale riportando la schermata alla pagina di login

Documenti

Nelle sezioni seguenti della Nav bar è possibile consultare i documenti per cui si è stati abilitati. 

i documenti che è possibile mostrare nel portale sono:

• offerte di acquisto
• Ordini di acquisto
• Ordini di reso acquisto
• Ordini programmati di acquisto
• Ricezioni acquisto
• Spedizione di reso
• Fatture registrate di acquisto
• Note di credito registrate

Tutte le sezioni dei documenti hanno lo stesso aspetto.

Nella lista è possibile visualizzare i dati di testata come Nr. documento, data documento, termini e condizioni di pagamento.

Utilizzando i bottoni in basso a destra della lista è possibile andare avanti nelle pagine e visualizzare anche gli altri documenti

Selezionando una riga della lista si può aprire la scheda in cui si possono visualizzare le righe contenute nel documento. 

In questa sezione utilizzando il pulsante “Scarica PDF” è possibile stampare il PDF del documento.

Conferma date

Attraverso questa pagina è possibile dare l'opportunità al fornitore di confermare le date di consegna sulle righe di ordine inevase. 

Le righe sono solo quelle inevase e di ordini di acquisto in stato rilasciato non ancora confermate. 

Le righe bianche sono quelle per cui il fornitore non ha ancora inserito la data di carico promessa.

Le righe blu sono quelle per cui il fornitore ha già inserito la data di carico promessa ma l'addetto acquisto non ha ancora accettato la proposta fatta dal portale in Business Central. 

Qualora la proposta fatta venga accettata allora la riga di acquisto scompare dalla lista del portale. Se invece la data di carico venisse rifiutata la riga diventerebbe rossa. 

Dopo aver inserito la data nell'apposito campo è necessario inviarla utilizzando l'azione “Conferma date”. Quando le date sono inserite ma non ancora inviate a BC le righe vengono contrassegnate di giallo.

Se l'operazione va a buon fine verrà mostrato questo messaggio e le righe diventeranno blu:

Notifiche

Prima di confermare le date è possibile inserire delle note da inviare all'addetto acquisto in Business Central utilizzando l'azione “Note” presente su ogni riga di ordine.

Nella sezione che viene visualizzata si possono inserire le note. Chiudendo con la X queste restano salvate nella sezione Note fino alla “Conferma date”

Quando avviene la conferma le note inserite non saranno più visibili nella sezione Note ma verranno spostate nello “Storico Note”

Conferma date in Business Central

Le righe per cui i fornitori confermano le date da portale sono visualizzabili nella pagina “Righe acquisto da confermare” ricercabile a menu. Nella factbox laterale è possibile visualizzare lo storico delle note inserite o inviate al portale. 

Selezionando la riga è possibile accettare o rifiutare la data di carico proposta dal fornitore tramite le azioni nella barra multifunzione:

utilizzando il campo Note è possibile inserire delle nuove note da inviare al portale in caso di rifiuto.

Anche queste verranno storicizzate nello storico note.

Nello storico note si vede anche la direzione del messaggio, la data e la persona che l'ha creata.